智慧档案馆是指以档案信息资源为基础，将物联网、云计算、大数据分析等先进的科学技术充分运用到档案管理的各个环节，构建自动处置档案内容信息、载体信息和管理信息的档案综合管理和控制体系，以提高档案管理与档案馆运行的效率和服务水平。
从智慧档案馆角度而言，首先应当将档案信息数据化，运用科学技术将纸质档案和纸质档案数字化图像及录音录像档案等全部转化为电脑可以检索的电子数据，并进行统计、计算、科学研究、数据分析以及主动推送，这就是档案的数据化，是智慧档案建设的核心，也是档案智慧化管理的必要条件。
将档案形成数据之后，就能够通过大数据以及物联网技术实现信息、设备、人员之间的互联互通、相互感知。数据就是智慧档案馆的灵魂，那么如何确保档案数据的安全，也成为智慧档案馆建设需要解决的重要问题。
异地备份，数据都是电子的，相对于纸质档案，已经形成的电子数据安全系数较低，风险也较大，因此为确保其安全，应当全部进行异地备份，如遇档案馆数据不慎丢失，能确保有备份的数据可直接使用。自动报警，在档案室的设备使用上应当使用防火、防水、防盗、防远程攻击等的自动报警设备。通过感知温湿度情况，当档案室温湿度超过范围值应启动自动报警与调控设备。防火防水，档案馆建设在材料的使用上应当防火、防水，安装自动灭火装置，在发生火灾的情况下自动扑灭，确保数据安全。数据防火墙，采用先进的信息安全保障技术与设备，建立数据防火墙，避免有人恶意窃取、篡改、调换或销毁数据。