1.加强组织领导，明确工作责任制。
　　档案数字化项目的开发不是某个部门可以独立完成的工作，也不是完全委托给外包服务公司，而是需要档案部门和外包服务公司共同努力完成的项目和工程。为了按照标准和规范完成项目工作，档案部门和外包服务公司都需要有牵头领导、负责人和工作人员，并根据相关职责履行职责。
　　档案的出入库、数字化预处理标准化、数字化扫描、编目建库、数据挂钩、成果验收，可能会涉及到各个部门，整个项目的完成需要大家共同参与。
　　2.组织培训掌握档案数字化技能。
　　随着现代社会信息技术的发展，覆盖面越来越广。档案部门的同志也需要掌握现代化的管理方法，而不是仅仅依靠外包服务公司。否则，档案数字化过程中会出现标准不清、操作不一致等诸多问题，甚至会影响整个工程的整体质量。
　　文件外包服务公司还需要积极对参与员工进行培训，如文件整理规范、记录规范、数字扫描规范、安全保密要求等，提高参与者的综合素质。

　　3.及时监督和控制项目成果的质量。
　　作为档案部门，要对档案数字化项目进行及时监管，事前规范，过程中抽查，事后验收。档案部门的同志需要掌握档案业务知识和档案数字化技能。在监控成果质量的同时，既是保证项目顺利进行的保障，也是自身专业素质的提高。外包服务公司也需要积极配合，及时弥补监管过程中发现的问题，总结改进，避免类似事件再次发生。
　　4.及时反馈和协调解决问题。
　　在项目开发过程中，总会存在各种不确定性。档案所有者和数字公司都需要及时的反馈，并在共同协商的基础上共同解决问题和推动项目。
　　5.组织验收，确保工程顺利完成。
　　数字成果的验收是对项目的肯定和回复，也是对成果质量的确认。大型档案数字化项目可以分批、分阶段组织成果验收，正式验收时可以减轻很多压力。